Die Herausforderung

Als große private Hochschule mit mehreren Standorten erhält die Hochschule Fresenius rund um die Uhr Anfragen von Studieninteressierten, die sich über ihre Studienmöglichkeiten informieren möchten. Diese Anrufe sind wichtige Kontaktpunkte im Prozess der Studentenwerbung.

Die Hochschule stand also vor einer großen Herausforderung:

Trotz hohen Anrufaufkommens keine Chancen mehr verpassen.

Im Hochschulbereich kommt es auf das richtige Timing an. Studieninteressierte rufen oft innerhalb eines ähnlichen Zeitfensters mehrere Hochschulen an, um sich über ihre Optionen zu informieren. Die Hochschule Fresenius hatte zwar Mitarbeiter, die Anrufe entgegennahmen, aber wenn alle Teammitglieder beschäftigt waren, blieben trotzdem einige Anrufe unbeantwortet.

Die Lösung: Leaping AI Voice Technology 🤝

Die Hochschule Fresenius entschied sich für die deutschsprachige Sprach-KI von Leaping AI, um ein Sicherheitsnetz für ihren Zulassungsprozess zu schaffen. Anstatt das menschliche Team zu ersetzen, fungiert die Sprach-KI als Überlauf-Lösung und beantwortet Anrufe, wenn menschliche Mitarbeiter nicht verfügbar sind.

Dieser Ansatz gewährleistet:

• Keine verpassten Anrufe von Studieninteressierten mehr

• Konsistente Bereitstellung von Informationen über das Kursangebot

• Sofortige Reaktion - auch in Zeiten mit hohem Anfragenaufkommen

• Nahtlose Terminvereinbarung mit Studienberatern

Aktueller Anwendungsfall für Voicebots

Wenn Studieninteressierte anrufen und das Team nicht direkt antworten kann, übernehmen die KI-Sprachagenten von Leaping AI folgende Aufgaben:

• Beantwortung von Fragen zum Kursangebot und zu den Studiengängen

• Informationen über die Universität und ihre Standorte bereit

• Verständnis und Dokumentation der Interessen und Studienziele des Anrufers

• Vereinbarung von Terminen mit Studienberatern für ausführliche Beratungsgespräche

• Erfassung der Kontaktinformationen

Die Sprach-KI dient als erste Anlaufstelle, sammelt wichtige Informationen und bucht, falls gewünscht, eine detailliertere und persönlichere Beratung.

Implementierungsansatz für die Sprach-KI der Hochschule

Die Hochschule Fresenius hat Leaping AI mit einer unkomplizierten Implementierung in Betrieb genommen:

—> Die Sprach-KI wird aktiviert, wenn menschliche Teammitglieder nicht verfügbar sind.

—> Terminbuchung mit KI durch direkte Integration mit Kalendern

—> Die KI liefert genaue Informationen über Programme und Angebote.

—> Reibungsloser Übergabeprozess an Studienberater für vereinbarte Termine.

Die Ergebnisse

Obwohl die Partnerschaft mit Leaping AI noch jung ist, verzeichnet die Hochschule Fresenius bereits überzeugende Ergebnisse:

Erfolgreich automatisierte Annahme von Anrufen

Hunderte von Anrufen wurden angenommen, die sonst auf die Sprachbox oder ganz verloren gegangen wären.

Über 50 % Terminbuchungsrate – mehr als die Hälfte der potenziellen Studierenden, die mit der KI sprechen, vereinbaren anschließend Termine mit Studienberatern

Keine verpassten Gelegenheiten mehr in Zeiten mit hohem Anrufaufkommen.

Auswirkungen auf den Umsatz

Auch die Zahlen sprechen für sich:

Studienberater wandeln etwa 30 % der Termine in Einschreibungsverträge um.

Jeder Einschreibungsvertrag hat für die Hochschule einen Wert von 13.000 €.

Mit Hunderten von beantworteten Anrufen und einer Terminbuchungsrate von über 50 % sind die Auswirkungen auf den Umsatz erheblich.

Operative Vorteile von Voicebots

Das menschliche Team kann sich dank der Unterstützung durch die KI-Voicebots auf hochwertige Beratungsgespräche mit qualifizierten Interessenten konzentrieren.

Weitere Vorteile:

• Konsistente Informationsbereitstellung für alle Studieninteressierten

• Kein Druck, Anrufe schnell abzuwickeln, wenn mehrere Interessenten gleichzeitig anrufen.

• Bessere Abdeckung über verschiedene Zeitzonen und Spitzenzeiten hinweg.

Ausblick auf den künftigen Einsatz von Sprach-KI

Während die Hochschule Fresenius ihren Prozess zur Studierendenrekrutierung weiter optimiert, bietet die Sprach-KI-Lösung eine zuverlässige Grundlage für die Erfassung jeder Anfrage potenzieller Studenten. Die hohe Terminbuchungsrate zeigt, dass KI erste Informationsanfragen effektiv bearbeiten und potenzielle Studenten an Studienberater weitervermitteln kann.

Der Bildungs- und Hochschulsektor steht vor ähnlichen Herausforderungen wie andere Institutionen auch: Potenzielle Studierende erwarten sofortige Antworten, und verpasste Anrufe sind verpasste Chancen.

Über Leaping AIs deutschsprachige Voice AI

Leaping AI bietet deutschsprachige Sprach-KI-Technologie, die Unternehmen und Institutionen dabei hilft, Anrufe zu automatisieren. Unsere KI kann verschiedene Arten von Kundendienstanrufen rund um die Uhr und in diversen Sprachen bearbeiten und dabei die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten.

Mit schnellen Antworten (unter 2 Sekunden), natürlich klingenden Stimmen und einem System, das sich mit der Zeit selbst verbessert, helfen unsere Sprachagenten Universitäten, Gesundheitsdienstleistern, Handwerksunternehmen (mehr über KI-Voicebots für Handwerker) und anderen Organisationen dabei, exzellenten Service zu geringeren Kosten anzubieten.

Bildungseinrichtungen wie die Hochschule Fresenius nutzen unsere Plattform, um sicherzustellen, dass keine Anfrage potenzieller Studierender unbeantwortet bleibt. Dadurch können sich menschliche Teams auf die persönliche Beratung qualifizierter Interessenten konzentrieren.

Möchten Sie selbst sehen, wie unsere Sprach-KI dabei helfen kann, jeden Anruf zu erfassen?

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